湖南财经工业职业技术学院 学生档案管理办法

时间:2019-04-11 11:29来源:学生处 作者:学生处 点击:

 为了规范学生档案管理,切实维护学生档案的完整性和真实性,充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用,依据《湖南财经工业职业技术学院学生管理规定》特制定本办法。

一、学生档案是学生在校学习期间德、智、体等方面的客观反映。学生档案主要内容包括

(一)学生高(中)考档案;

(二)录取通知书;

(三)受奖惩情况登记表;

(四)成绩表;

(五)学生德、智、体综合评估表;

(六)毕业生登记表;

(七)毕业生体检表;

(八)新生入学登记表

(九)毕业生就业通知书(白联)

(十)党员、团员等其它应装入档案的材料。

二、学生档案是用人单位考察和录用毕业生的主要参考资料,是毕业生进入单位后人事管理的重要依据。学生档案材料,要做到真实、齐备,不得涂改、不得弄虚作假。内容一律用碳素或蓝黑墨水钢笔填写。

三、档案的查阅

(一)用人单位等校外部门需要查阅学生档案,应出具单位介绍信,并在指定的时间、地点进行查阅,同时履行查阅登记手续;

(二)各系的学管书记、专职学管干事可查阅本系学生档案,辅导员(班主任)可查阅本班级的学生档案。

(三)学生档案原则上不外借,仅限在档案室内查阅,因特殊情况需借出时,须说明理由并经学生处领导批准后方可借出。借阅人要遵守保密制度,不得私自复印、拍照,不得拆卷、涂改、划记号、沾污撕页,更不能将档案交本人或亲属翻阅;

(四)凡需摘抄档案材料,须经档案管理员和学生处领导同意;

(五)学生本人及家长不得查阅学生本人的档案。

四、毕业生(结业生)档案处理办法

(一)学生毕业(结业)时,本人凭用人单位或人才交流中心开具的调档函来学院办理档案转递手续,然后学院统一将档案通过邮政机要件的形式邮寄至接收单位。

(二)学生毕业时,若需要将档案存放在学院的,应向学生处递交申请,经批准后,学院可免费保管其档案两年,超过两年期限,学生处将其档案按规定程序传递到生源地人事部门,如学生因工作需要,要求继续留在学院保管,学院将参照人才交流中心管理办法。

(三)毕业生需将档案存放在学院的,应符合下列条件之一,并提供相关证明材料:

1.应在毕业当年520日前提出申请;

2、该专业社会需求明显不足;

3、由于身体、健康状况等特殊原因需推迟就业;

4.与用人单位有意向或者已与非国有单位签约,单位暂时还未理顺档案关系的。

(四)毕业生档案保留在学院期间,因就业需要开具有关证明的,学生处可以按政策和法律的规定,在业务范围之内,经调查核实后,予以办理。学院不为毕业生开具与就业无关的任何证明。

(五)毕业生未落实就业单位,又未向学生处申请或申请未被批准的,学生处将其档案按规定程序传递到生源地人事部门。

(六)毕业生办理档案转递手续后,两个月内应及时向自己所就业的单位或人力资源服务中心查询是否收到本人档案,如未收到,请及时与学院学生档案室联系,查明原因。

(七)学生处应妥善保管学生档案回执,接待有关单位和学生本人的查询。

(八)在档案存放期间落实工作单位的毕业生,应当及时来学院办理有关档案转递手续,在办理档案转递手续时,需要出示接收单位调档函,由学生处向接收单位寄发。

(九)因转学或升学的学生应在转学或升学手续办妥后一个月内来学院办理档案转递手续。

(十)由于个人档案丢失,需要补办在校期间档案的,可以凭我院毕业证书申请补办。

(十一)本办法的适用对象为我院全日制毕业生。

五、本办法由学生处负责解释。

(责任编辑:学生处)
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